Jak prawidłowo określić kwoty ekwiwalentu za zakup odzieży i obuwia roboczego?

Na wstępie zauważmy, że przepisy nie określają konkretnego sposobu określania kwot czy wartości ekwiwalentu należnego pracownikowi z tytułu korzystania z własnej odzieży i obuwia.  W braku szczegółowych unormowań omawianego zagadnienia można przyjąć, iż:

• w pierwszej kolejności niezbędna jest weryfikacja cen odzieży i obuwia, ustalonych w zakładzie pracy jako robocze, a następnie
• na podstawie takiej „analizy rynku” dokonuje się określenia wysokości ekwiwalentu.

Regulacje zakładowe powinny więc wskazywać konkretne kwoty odzieży i obuwia roboczego, korespondujące z cenami rynkowymi – a właściwie ich górne granice.

Obowiązkiem każdego pracodawcy – niezależnie od wielkości zatrudnienia, w tym formy organizacyjnej i prawnej jest zapewnienie zatrudnionym bezpiecznych warunków pracy. Wiąże się z tym wiele obowiązków, w tym zorganizowanie właściwego wyposażenia, odpowiadającego wykonywanym obowiązkom oraz zagrożeniom występującym w środowisku pracy. Tam gdzie odzież własna pracownika może ulec zniszczeniu lub znacznemu zabrudzeniu pracodawca ma obowiązek dostarczyć nieodpłatnie odzież i obuwie robocze, spełniające wymagania zawarte w Polskich Normach. Zasada powyższa dotyczy również przypadków, gdy odzież taka jest wymagana przez względy technologiczne, sanitarne lub bhp.

Używanie przez pracowników własnej odzieży i obuwia roboczego wiąże się z koniecznością wypłaty ekwiwalentu pracownikowi. W przeciwnym razie oznaczałoby to, iż pracownik w sposób niedopuszczalny partycypuje w ryzyku ekonomicznym pracodawcy.

Przepisy regulujące problematykę odzieży i obuwia roboczego wskazują, iż pracodawca wypłaca ekwiwalent pieniężny w wysokości uwzględniającej aktualne ceny.

Rolą pracodawcy jest w związku z tym określenie górnego limitu w zakresie kwoty jaką pracownik może wydać na odzież i obuwie, która to kwota będzie podlegała zwrotowi pracownikowi w ramach ekwiwalentu. Pracodawca może zatem w regulacjach zakładowych przyjąć konkretne górne granice kwot, w jakich powinni zmieścić się pracownicy kupując na własną rękę odzież i obuwie robocze.

Wskazanie konkretnych kwot, w jakich powinien zmieścić się pracownik dokonujący samodzielnego zakupu odzieży i obuwia, nie oznacza, iż pracownik nie ma prawa zakupić odzieży i obuwia droższego. W takim jednak przypadku, powinien mieć świadomość, że nie otrzyma od pracodawcy pełnego zwrotu poniesionych kosztów – tylko w granicach ustalonych na poziomie zakładu pracy.

Zaznaczmy że, problematyka wyposażania pracowników w odzież i obuwie robocze jest kontrolowana regularnie przez inspektorów pracy, w przypadku kontroli poświęconych zagadnieniom bhp.

W takim przypadku – uwzględniając brak właściwych regulacji kodeksowych, z których wynikałby sposób wskazywania kwot ekwiwalentu – inspektor skoncentruje się raczej na tym:

• czy odpowiadają one realiom rynkowym oraz
• czy pracodawca faktycznie wywiązuje się z obowiązku wypłaty ekwiwalentów,

w przypadku gdy pracownicy użytkują zakupione przez siebie ubranie oraz obuwie robocze.