Urlop zaległy do końca września - również w przypadku pracownika służby BHP

Każdy pracownik ma prawo do corocznego płatnego i nieprzerwanego urlopu wypoczynkowego. Zasadą jest, że urlop udzielany jest w naturze, ponieważ służy regeneracji pracownika od pracy – przynajmniej na rzecz pracodawcy, który urlopu udziela.

Urlop powinien być udzielany każdego roku. Tym samym każdy pracodawca powinien tak zorganizować pracę, aby każdy zatrudniony mógł, w każdym roku kalendarzowym, wykorzystać pełną należną na dany rok pulę urlopu wypoczynkowego.

Obowiązek udzielenia urlopu wypoczynkowego w całości w danym roku nie ma oczywiście charakteru bezwzględnego. Mogą bowiem wystąpić okoliczności, które uniemożliwią wykorzystanie urlopu w pełnym wymiarze w danym roku. Urlop taki nie przepadnie. Możliwość jego wykorzystania zostanie przesunięta na kolejny rok kalendarzowy, w ramach urlopu zaległego.

W przeciwieństwie do urlopu bieżącego planowanie urlopu zaległego jest ograniczone w czasie – w zakresie terminu jego udzielenia. Zgodnie bowiem z przepisami Kodeksu pracy urlop, który nie został wykorzystany planowo w danym roku kalendarzowym, po porozumieniu z pracownikiem powinien być udzielony przez pracodawcę najpóźniej do dnia 30 września następnego roku kalendarzowego, nie dotyczy to urlopu wykorzystywanego w trybie na żądanie.

Ponieważ przepisy są nieco ogólne przyjmuje się, że pracodawca wypełni prawidłowo swój obowiązek, jeżeli najpóźniej w ostatnim dniu września udzieli pracownikowi urlopu. W takim przypadku przyjmuje się, że – mimo iż duża część urlopu będzie faktycznie wykorzystywana w październiku – zgodność z przepisami Kodeksu pracy zostaje zachowana. Udzielenie urlopu najpóźniej do dnia 30 września nie oznacza bowiem, że pracodawca musi go tak udzielić, aby pracownik do końca września musiał wykorzystać cały urlop zaległy.

Powyższe zasady mają zastosowanie również do tak strategicznych pracowników jak: pracownicy służby BHP, osoby kierujące pracownikami czy osoby, które dodatkowo mają status społecznych inspektorów pracy. Powstaje jednak pytanie: czy w każdej sytuacji pracodawca będzie miał obowiązek udzielić urlopu zaległego do końca września?

Dużo zależy od okoliczności konkretnego przypadku. Jeżeli wystąpi wypadek, a osoba która wchodzi w skład zespołu powypadkowego będzie miała zaplanowany urlop zaległy, wówczas pracodawca powinien z automatu przesunąć termin wykorzystywania urlopu na późniejszy, nie udzielając urlopu zaległego do końca września. Nie będzie zgodna z przepisami sytuacja gdy, zostanie ujawniony wypadek, pracownik wchodzący w skład zespołu powypadkowego zostanie skierowany na urlop zaległy – aby wypełnić dyspozycje wynikającą z kodeksu pracy – a po chwili zostanie z urlopu zaległego odwołany, aby uczestniczył w postępowaniu powypadkowym. Należy bowiem pamiętać, że podstawą odwołania pracownika z urlopu może być wyłącznie okoliczność, która nie była wiadoma w momencie udzielania urlopu.

Czy przypadek braku udzielenia urlopu zaległego do końca września, w sytuacji gdy wystąpi istotne z punktu widzenia bezpieczeństwa i higieny pracy zdarzenie, będzie kwestionowany przez inspektora PIP? Dużo oczywiście zależy od okoliczności konkretnego przypadku. Jeżeli będzie to wiązało się z postępowaniem powypadkowym, żaden inspektor nie będzie kwestionował tego, że urlop zaległy został udzielony później. Jednak, jeżeli pracodawca przypomni sobie, że służba BHP nie sporządziła corocznej analizy stanu BHP, która powinna być przedstawiona np. w styczniu, wówczas nie będzie podstaw naruszenia zasady udzielenia urlopu zaległego do końca września i zobowiązania służby BHP do opracowania analizy przed urlopem zaległym.