Co powinna zawierać podstawowa dokumentacja BHP?

Po objęciu stanowiska w służbie bhp, czy też przed spodziewaną kontrolą inspektora PIP, a także dla uporządkowania dokumentacji w firmie, warto sporządzić i skatalogować zakładową dokumentację dotyczącą bhp.  

Proponujemy, dla lepszego jej ewidencjonowania, podział tej dokumentacji na poniższe katalogi.

Rejestr wypadków przy pracy

Ustawodawca nie określił jednolitego wzoru rejestru wypadków przy pracy, ale ustalił, jakie wpisy powinien zawierać:

• imię i nazwisko poszkodowanego;
• miejsce i datę wypadku;
• informacje dotyczące skutków wypadku dla poszkodowanego;
• datę sporządzenia protokołu powypadkowego;
• stwierdzenie, czy wypadek jest wypadkiem przy pracy;
• datę przekazania do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych wniosku o świadczenia z  tytułu wypadku przy pracy;
• liczbę dni niezdolności do pracy;
• inne informacje, niebędące danymi osobowymi, których zamieszczenie w rejestrze jest celowe, w tym wnioski i zalecenia profilaktyczne zespołu  powypadkowego.

Rejestr chorób zawodowych i podejrzeń o takie choroby

Przepisy nie określają treści rejestru chorób zawodowych, w praktyce przyjmuje się, że powinny się w nim znaleźć m.in. następujące informacje:

• imię i nazwisko pracownika, u którego stwierdzono chorobę zawodową,
• stanowisko, na którym zatrudniony był pracownik, i rodzaj wykonywanej przez niego pracy,
• czynnik, który spowodował chorobę,
• data zgłoszenia podejrzenia choroby zawodowej oraz adnotacja, kto dokonał zgłoszenia,
• informacja o orzeczeniu lekarskim o rozpoznaniu choroby zawodowej lub o braku podstaw do jej rozpoznania,
• informacja o decyzji o stwierdzeniu choroby zawodowej albo decyzji o braku podstaw do jej stwierdzenia.

Rejestr wyników badań i pomiarów czynników szkodliwych  dla zdrowia w środowisku pracy

Wzór rejestru wyników badań i pomiarów czynników szkodliwych  dla zdrowia w środowisku pracy określa załącznik nr 1 do rozporządzenie ministra zdrowia z 2 lutego 2011 r. w sprawie badań i pomiarów czynników szkodliwych dla zdrowia w środowisku pracy (Dz.U. z nr 33, poz. 166).

Karta badań i pomiarów czynników szkodliwych

Wzór karty badań i pomiarów czynników szkodliwych określa załącznik nr 2 do rozporządzenie ministra zdrowia z 2 lutego 2011 r. w sprawie badań i pomiarów czynników szkodliwych dla zdrowia w środowisku pracy (Dz.U. z nr 33, poz. 166).

Rejestr prac, w kontakcie z substancjami, preparatami, czynnikami lub procesami technologicznymi o działaniu rakotwórczym lub mutagennym

Przepisy nie określają wzoru rejestru prac, w kontakcie z substancjami, preparatami, czynnikami lub procesami technologicznymi o działaniu rakotwórczym lub mutagennym. Stanowią jedynie, iż powinien zawierać:

• wykaz procesów technologicznych i prac, w których substancje, preparaty lub czynniki o działaniu rakotwórczym lub mutagennym są stosowane, produkowane lub występują jako zanieczyszczenia bądź produkt uboczny oraz wykaz substancji, preparatów, czynników o działaniu rakotwórczym lub mutagennym wraz z podaniem ilościowej wielkości produkcji lub stosowania;
• uzasadnienie konieczności stosowania substancji, preparatów, czynników lub procesów technologicznych o działaniu rakotwórczym lub mutagennym;
• wykaz i opis stanowisk pracy, na których występuje narażenie na substancje, preparaty, czynniki lub procesy technologiczne o działaniu rakotwórczym lub mutagennym;
• liczbę pracowników pracujących w narażeniu, w tym liczbę kobiet;
• określenie rodzaju substancji, preparatów, czynników, narażenie, rodzaj kontaktu, wielkość narażenia i czas jego trwania lub procesów technologicznych o działaniu rakotwórczym lub mutagennym;
• rodzaje podjętych środków i działań ograniczających poziom narażenia.

Rejestr pracowników wykonujących prace w kontakcie z substancjami, preparatami, czynnikami lub procesami technologicznymi o działaniu rakotwórczym lub mutagennym

Rejestr pracowników wykonujących prace w kontakcie z substancjami, preparatami, czynnikami lub procesami technologicznymi o działaniu rakotwórczym lub mutagennym, zawiera:

• datę wpisu do rejestru;
• imię, nazwisko pracownika oraz jego stanowisko pracy,
• numer PESEL, a w przypadku jego braku – numer dokumentu potwierdzającego tożsamość.

Rejestr prac narażających pracowników na działanie szkodliwych czynników biologicznych zakwalifikowanych do grupy 3 lub 4 zagrożenia

Rejestr prac narażających pracowników na działanie szkodliwych czynników biologicznych zakwalifikowanych do grupy 3 lub 4 zagrożenia, może być prowadzony w formie elektronicznej lub księgi rejestrowej.

Księga powinna zawierać:

• rodzaj wykonywanej pracy,
• stopień zagrożenia spowodowany działaniem szkodliwego czynnika biologicznego,
• awarie i wypadki związane z narażeniem na działanie szkodliwego czynnika biologicznego,
• wyniki przeprowadzonej oceny ryzyka z podaniem nazwy szkodliwego czynnika biologicznego i grupy zagrożenia,
• liczbę pracowników narażonych na działanie szkodliwego czynnika biologicznego,
• imię, nazwisko, stanowisko oraz numery telefonu kontaktowego osoby odpowiedzialnej u pracodawcy za bezpieczeństwo i higienę pracy oraz ochronę zdrowia pracowników.

Rejestr maszyn i urządzeń podlegających dozorowi technicznemu, książki rewizyjne urządzeń

Potrzeba prowadzenia rejestru maszyn i urządzeń podlegających dozorowi technicznemu wynika z art. 33 ustawy z 21 grudnia 2000 r. o dozorze technicznym (tekst jedn.: Dz.U. z 2018 r. poz. 1351 ze zm.).

Rejestr maszyn i urządzeń podlegających dostosowaniu  do minimalnych warunków – wyniki ostatnich kontroli

Potrzeba prowadzenia rejestru maszyn i urządzeń podlegających dostosowaniu  do minimalnych warunków wynika z § 28 ust. 1 rozporządzenia ministra gospodarki z 30 października 2002 r. w sprawie minimalnych wymagań dotyczących bezpieczeństwa i higieny pracy w zakresie użytkowania maszyn przez pracowników podczas pracy (Dz.U. nr 191, poz. 1596 ze zm.).

Rejestr wydanych zaświadczeń odbycia szkoleń w dziedzinie bhp

Potrzeba prowadzenia rejestru wydanych zaświadczeń odbycia szkoleń w dziedzinie bhp wynika z art. 237³ § 2 Kodeksu pracy.  Natomiast same zaświadczenia o ukończeniu wymaganego szkolenia w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy: powinny znaleźć się w aktach osobowych pracownika. 

Rejestr zaświadczeń lekarskich o braku przeciwwskazań  do wykonywania pracy

Potrzeba prowadzenia rejestru zaświadczeń lekarskich o braku przeciwwskazań  do wykonywania pracy wynika z art. 229 § 7 Kodeksu pracy. Natomiast orzeczenia lekarskie wydane w związku z przeprowadzonymi badaniami okresowymi i kontrolnymi (wzór: załącznik 2 lub 3 do rozporządzenia ministra zdrowia i opieki społecznej z 30 maja 1996 r. w sprawie przeprowadzania badań lekarskich pracowników, zakresu profilaktycznej opieki zdrowotnej nad pracownikami oraz orzeczeń lekarskich wydawanych do celów przewidzianych w Kodeksie pracy; tekst jedn.: Dz.U. z 2016 r. poz. 2067, również powinny być przechowywane w aktach osobowych pracownika.

Wykaz nakazów, wystąpień i decyzji państwowych organów nad warunkami pracy. Potrzeba prowadzenia wykazu wynika z art. 34 ust. 1 ustawy z 13 kwietnia 2007 r. o Państwowej Inspekcji Pracy (tekst jedn.: Dz.U. z 2018 r. poz.623 ze zm.).

Wykazy obowiązkowe to:

• wykaz prac wzbronionych kobietom (załącznik regulaminu),
• wykaz prac wzbronionych młodocianym (załącznik regulaminu),
• wykaz pracowników wyznaczonych do udzielania I pomocy,
• wykaz pracowników wyznaczonych do zwalczania pożarów i ewakuacji pracowników,
• wykaz prac, które powinny być wykonywane przez co najmniej dwie osoby,
• wykaz prac szczególnie niebezpiecznych występujących w zakładzie pracy.

Wyniki przeglądu obiektu budowlanego

W przypadku przeglądu budowlanego, jest on wymagany raz na:

• rok,
• 5 lat.

Wyniki przeglądu instalacji elektrycznej

Okresowa kontrola instalacji elektrycznej w zakresie stanu sprawności połączeń, osprzętu, zabezpieczeń i środków ochrony od porażeń, oporności izolacji przewodów oraz uziemień instalacji i aparatów powinna odbywać się nie rzadziej niż raz na 5 lat.

Wyniki przeglądu instalacji odgromowej

Raz na 5 lat powinien być przeprowadzany przegląd instalacji odgromowej. Taki obowiązek wynika z art. 62 ustawy z 7 lipca 1994 r. – Prawo budowlane (tekst jedn.: Dz.U. z 2018 r. poz. 1202 ze zm.).

Wyniki przeglądu drożności przewodów kominowych

W przypadku przeglądów przodów kominowych dymowych, spalinowych i wentylacyjnych powinien być on przeprowadzany raz na rok ( przeglądy gazowe, ppoż. – dwa razy w roku). Obowiązek ten wynika z art. 62 ustawy z 7 lipca 1994 r. – Prawo budowlane (tekst jedn.: Dz.U. z 2018 r. poz. 1202 ze zm.) i § 34 rozporządzenia ministra spraw wewnętrznych i administracji z 7 czerwca 2010 r. w sprawie ochrony przeciwpożarowej budynków, innych obiektów budowlanych i terenów (Dz.U. z 2010 r. nr 109, poz. 719).

Wyniki przeglądu instalacji gazowej

Przegląd instalacji gazowej powinien odbywać się raz na rok. Obowiązek ten wynika z art. 62 ustawy z 7 lipca 1994 r. – Prawo budowlane (tekst jedn.: Dz.U. z 2018 r. poz. 1202 ze zm.).

Wyniki pomiarów natężenia oświetlenia na stanowiskach pracy i oświetlenia awaryjnego

Obowiązek badania natężenia oświetlenia na stanowiskach pracy wynika z § 26 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 26 września 1997 r. w sprawie ogólnych przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy (Dz.U. z 2003 r. nr 169, poz. 1650 ze zm.

Wyniki przeglądu sprzętu ppoż.

Dotyczą przeglądów:

1)      gaśnic;

2)      urządzeń przeciwpożarowych:

-        klap dymnych,

-        bram przeciwpożarowych,

-        systemu sygnalizacji pożaru;

3)      wydajności hydrantów:

-        węży hydrantów.

Warto w swojej dokumentacji bhp posiadać również zarządzenia pracodawcy dotyczące kwestii bhp. Przykładowe zarządzenia pracodawcy mogą dotyczyć:

• szkoleń pracowników w dziedzinie bhp,
• badań lekarskich pracowników,
• przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej, środków higieny osobistej, tabel przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony osobistej (załącznik do regulaminu),
• kart ewidencyjnych przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony osobistej,
• przyznawania pracownikom posiłków i napojów profilaktycznych,
• badań i pomiarów czynników szkodliwych w środowisku pracy,
• powołania komisji bhp,
• o powołaniu zespołu powypadkowego,
• postępowania w przypadku stwierdzenia podejrzenia o chorobę zawodową,
• eksploatacji wózków jezdniowych z napędem silnikowym (organizacji transportu wewnętrznego),
• refundacji zakupionych okularów korygujących wzrok przy obsłudze monitora ekranowego,
• wykonywania prac pożarowo niebezpiecznych.

Wypadki w drodze do pracy i z pracy

Na przykładową dokumentację wypadku w drodze do pracy i z pracy powinno składać się:

-        oświadczenie poszkodowanego lub członków rodziny,

-        informacje od świadka (jeśli byli),

-        informacje i dowody pochodzące od podmiotów badających okoliczności i przyczyny zdarzenia lub udzielających poszkodowanemu pierwszej pomocy,

-        karta wypadku w drodze do pracy lub z pracy.

Wypadki przy pracy

Przykładowa dokumentacja wypadku przy pracy powinna zawierać:

-        informacje od świadka/świadków,

-        wyjaśnienia poszkodowanego,

-        protokół ustalenia okoliczności i przyczyn wypadku (karta wypadku),

-        dokumentacja medyczna potwierdzająca powstanie urazu lub śmierci pracownika wskutek zaistniałego zdarzenia,

-        polecenie powypadkowe,

-        rejestr wypadków,

-        statystyczna karta wypadku.

Protokół ustalania okoliczności i przyczyn wypadku przy pracy to dokument, którego wzór jest ściśle określony przez rozporządzenie ministra gospodarki i pracy z 16 września 2004 r. w sprawie wzoru protokołu ustalenia okoliczności i przyczyn wypadku przy pracy (Dz.U. nr 227, poz. 2298).

Ponadto do celów organizacyjny, jak również dowodowych (szczególnie dla organów nadzoru nad warunkami pracy, czyli PIP, PIS) warto zarchiwizować również:

• sprawozdania z posiedzeń komisji bhp;
• analiza stanu warunków pracy;
• dokumentacja z przeprowadzonych kontroli stanu bhp;
• oceny ryzyka zawodowego;
• oceny ryzyka związanego z możliwością wystąpienia w miejscach pracy atmosfery wybuchowej, zwanej też „oceną ryzyka”, w dokumencie „Zabezpieczenia przed wybuchem”;
• oceny zagrożenia wybuchem.

• ocena warunków pracy przy monitorach ekranowych;
• instrukcje bhp, w tym instrukcja bezpieczeństwa pożarowego;
• uprawnienia pracowników do obsługi maszyn (np. uprawnienia energetyczne, obsługa żurawi itp.);
• umowa (porozumienie) dotycząca współdziałania pracodawców na tym samym terenie oraz wyznaczenia koordynatora ds. bhp;
• dokumenty oceny zgodności (deklaracja zgodności);
• dokumentacja techniczno-ruchowa maszyn (DTR), książka przeglądu maszyn;
• spis substancji szkodliwych i innych używanych w zakładzie pracy wraz z dokumentacją;
• karty charakterystyki substancji niebezpiecznej.
• książka obiektu budowlanego;
• książka kontroli pracodawcy