Jak rozliczyć pracownika z wypłaconego ekwiwalentu na zakup odzieży roboczej przy rozwiązaniu stosunku pracy

Użycie własnej odzieży przez pracownika jest możliwe w sytuacji, gdy pracownik wyraził na to zgodę i własna odzież robocza oraz obuwie pracownika spełniają wymagania bhp oraz własna odzież robocza i obuwie robocze może być stosowana na danym stanowisku pracy.

Odnośnie zwrotu części ekwiwalentu – wewnętrzne rozstrzygnięcia w tym zakresie powinien zawierać regulamin pracy, jeśli taki został wprowadzony przez pracodawcę lub/i regulamin wynagrodzeń dotyczący stawek przyznawania wysokości ekwiwalentów funkcjonujący w zakładzie pracy. Jeśli regulamin pracy przewiduje w takich przypadkach obowiązek zwrotu proporcjonalnej części ekwiwalentu, w stosunku do długości pozostawania w zatrudnieniu, to pracownik zwraca  kwotę za czas nieprzepracowany lub  odzież i obuwie robocze chyba, że uległy zniszczeniu.

Stosownie doart. 237⁷kodeksu pracy (dalej kp). pracodawca zobowiązany jest dostarczyć pracownikowi nieodpłatnie odzież i obuwie robocze, spełniające wymagania określone w Polskich Normach:

1. jeżeli odzież własna pracownika może ulec zniszczeniu lub znacznemu zabrudzeniu,
2. ze względu na wymagania technologiczne, sanitarne lub bezpieczeństwa i higieny pracy.

Ponadto pracodawca może ustalić stanowiska, na których dopuszcza się używanie przez pracowników za ich zgodą własnej odzieży i obuwia, spełniających wymagania bezpieczeństwa i higieny pracy. W takim przypadku stosownie do art. 237⁷ § 4 kp pracownikom wypłaca się ekwiwalent pieniężny w wysokości uwzględniającej aktualne ceny używanej przez nich odzieży i obuwia roboczego. Jest to zastępcza forma wywiązania się pracodawcy z obowiązku dostarczenia pracownikom odzieży i obuwia roboczego.

Zgodnie z wyrokiem Sądu Apelacyjnego z 28 lipca 2015 r., sygn. akt III AUa 280/15 ekwiwalent z definicji językowej to rzecz równa innej wartością, równoważnik. Ma on na celu zrekompensowanie kosztów używania odzieży i obuwia własnego zamiast roboczego. Pracodawca wypłaca ekwiwalent pracownikowi za użytkowanie własnej odzieży roboczej, a więc  powinien on sprawdzić czy odzież i obuwie robocze stanowią własność pracownika   

Ten warunek pracodawca spełnił wypłacając pracownikowi ekwiwalent za użytkowanie odzieży i obuwia roboczego stanowiącego własność pracownika i z obowiązku ustawowego się wywiązał. Ekwiwalent wypłacono z góry, a pracownik odszedł z pracy po np. 3 miesiącach. Wypłata ekwiwalentu z góry, jak w powyższym stanie faktycznym, jednak doprowadziła do sytuacji, w której pracownik "nie wykorzystał” całej jego kwoty zgodnie z przeznaczeniem w związku zakończeniem stosunku pracy. Stąd pojawił się problem ze zwrotem części wypłaconego z góry pracownikowi ekwiwalentu i zwrotu odzieży oraz  obuwia roboczego.

Jak już wcześniej wspomniano zapisy odnośnie ekwiwalentu mogą zostać zawarte przez pracodawcę w Regulaminie pracy. Zgodnie z art. 104 § 1 kp Regulamin pracy ustala organizację i porządek w procesie pracy oraz związane z tym prawa i obowiązki pracodawcy i pracownika. W szczególności określa m.in.:

• organizację pracy,
• warunki przebywania na terenie zakładu pracy w czasie pracy i po jej zakończeniu,
• wyposażenie pracowników w narzędzia i materiały, a także
• wyposażenie pracowników w odzież i obuwie robocze oraz w środki ochrony indywidualnej i higieny osobistej, w tym sposób wypłaty ekwiwalentu za używanie przez pracowników własnej odzieży roboczej i obuwia roboczego.

Pracodawca jest zobowiązany zgodnie z treścią art. 104³ § 2 kp do zapoznania pracownika z  treścią regulaminu pracy  przed rozpoczęciem przez niego pracy.

Regulamin pracy może przewidywać obowiązek zwrotu proporcjonalnej do długości pozostawania w zatrudnieniu kwoty ekwiwalentu. Stąd takie zapisy w regulaminie pracy pracodawcy powinny figurować.

Trzeba zauważyć, że z przepisu art. 237⁷ § 4 kp nie wynikało zobowiązanie do wypłaty ekwiwalentu pracownikowi z "góry". Okres zatrudnienia więc mógł być krótszy niż przedział czasu objęty ekwiwalentem, czyli np. owe 3 miesiące. Jeśli brak jest w regulaminie stosownych zapisów bądź regulaminu pracy pracodawca nie może się na nie powołać. Pracodawcy pozostaje więc powołanie się na przepisy kp.

Jako pracodawca powinieneś pamiętać, że używanie przez pracownika własnej odzieży i obuwia roboczego jest niedopuszczalne na stanowiskach pracy, na których wykonywane są prace:

• związane z bezpośrednią obsługą maszyn i innych urządzeń technicznych albo
• powodujące intensywne brudzenie lub
• powodujące skażenie odzieży i obuwia roboczego środkami chemicznymi lub promieniotwórczymi albo materiałami biologicznie zakaźnymi

(art. 237⁷ § 3kp.).

W takich przypadkach pracodawca nie może wypłacić ekwiwalentu, ponieważ w takich przypadkach to on sam musi zapewnić pracownikowi odzież roboczą i obuwie robocze poprzez powierzenie mu jej we własnym zakresie. Wewnętrzne rozstrzygnięcia w tym zakresie powinien zawierać regulamin pracy.

Jako pracodawca, który wyposaża pracowników w odzież i obuwie robocze, jesteś zobowiązany prowadzić karty ewidencyjne przydziału tej odzieży i obuwia (w tym wypłaty ekwiwalentu za używanie własnej odzieży i obuwia roboczego).

Należy nadmienić, że odzież i obuwie robocze wydawane pracownikom traktowane jest jak mienie powierzone im z obowiązkiem zwrotu lub wyliczenia się. Pracownicy ponoszą więc za nie odpowiedzialność materialną. Zgodnie zapisami z art. 124 kp pracownik, któremu powierzono z obowiązkiem zwrotu albo do wyliczenia się:

1)    pieniądze, papiery wartościowe lub kosztowności,

2)    narzędzia i instrumenty lub podobne przedmioty, a także środki ochrony indywidualnej oraz odzież i obuwie robocze,

odpowiada w pełnej wysokości za szkodę powstałą w tym mieniu.

Pracownik odpowiada w pełnej wysokości również za szkodę w mieniu innym niż wymienione w wyżej, powierzonym mu z obowiązkiem zwrotu albo do wyliczenia się.

Od odpowiedzialności określonej powyżej i obowiązku zwrotu pracownik może się uwolnić, jeżeli wykaże, że szkoda powstała z przyczyn od niego niezależnych, a w szczególności wskutek niezapewnienia przez pracodawcę warunków umożliwiających zabezpieczenie powierzonego mienia (art. 124 § 3 kp.).

Należy zatem przyjąć, że z odzieży roboczej i obuwia roboczego powierzonego pracownikowi powinien on się rozliczyć po rozwiązaniu umowy o pracę lub je zwrócić. W innym wypadku pracodawca będzie miał roszczenie w stosunku do pracownika o naprawienie szkody.