Monitoring pod kontrolą inspektora pracy – czego możne się spodziewać pracodawca podczas kontroli?

Mimo bieżącego nadzoru ze strony pracodawcy, w tym podległej mu służby bhp, warunki wykonywania pracy są na bieżąco kontrolowane przez inspektorów Państwowej Inspekcji Pracy. Inspekcja ta jest organem kontroli i nadzoru nad przestrzeganiem przepisów prawa pracy, w szczególności bezpieczeństwa i higieny pracy. Szczegółowa problematyka dotycząca PIP została uregulowana w ustawie z 13 kwietnia 2007 r. o Państwowej Inspekcji Pracy.

Inspektor może sprawdzić wszystkie miejsca monitorowane.
W ramach swoich uprawnień kontrolnych inspektor pracy ma prawo swobodnego wstępu na teren kontrolowanego pracodawcy. Realizując uprawnienie w zakresie swobodnego poruszania się, inspektor pracy kontrolujący zagadnienie monitoringu pracowniczego będzie miał możliwość ustalenia, które miejsca są monitorowane, a które nie – zakładając, że pracodawca w sposób prawidłowy oznaczył miejsca monitorowane.

Inspektor może wykonać zdjęcia na monitorowanym terenie.
Przeprowadzenie oględzin przez inspektora pracy wiąże się z możliwością wykonywania przez niego zdjęć. Tym samym inspektor będzie miał prawo zarejestrować sposób oznakowania miejsc monitorowanych formie fotografii, które następnie będą dołączone do protokołu z kontroli.

Inspektor może kontrolować dokumentację związaną z monitoringiem.
W celu dokonania oceny w zakresie prawidłowego zorganizowania stanowisk pracy, w tym oznaczenia miejsc monitorowanych, inspektor ma prawo kontrolowania dokumentacji prowadzonej przez pracodawcę. Inspektor, który będzie kontrolował zagadnienie monitoringu, będzie analizował:

• czy został on w sposób właściwy uregulowany w przepisach zakładowych,

• czy pracodawca prawidłowo wypełnił obowiązek informacyjny względem pracowników,

• czy wprowadzenie monitoringu było poprzedzone konsultacjami ze stroną pracowniczą.

Miejmy na uwadze, że stosowanie kamer w celu zapewnienia bezpieczeństwa pracownikom jest możliwe tylko wówczas, jeśli taka szczególna forma monitoringu jest niezbędna do zapewnienie pracownikom właściwego poziomu bezpieczeństwa. Tym samym inspektor pracy będzie miał prawo przeanalizować:

• czy wprowadzenie monitoringu było działaniem zasadnym,

• czy, być może, pracodawca wprowadził monitoring na wyrost, a właściwy poziom bezpieczeństwa był zapewniony wcześniej przy użyciu mniej inwazyjnych środków technicznych.

Inspektor może sprawdzić prawidłowe wypełnienie obowiązków informacyjnych przez pracodawcę.
W toku przeprowadzonej kontroli inspektor pracy ma prawo zweryfikować, czy pracodawca w sposób prawidłowy wypełnił obowiązki informacyjne względem pracowników – zarówno tych, którzy byli już zatrudnieni w okresie wprowadzania monitoringu, jak i względem pracowników nowych.

Inspektor może sprawdzić cel przetwarzania zapisów z monitoringu.
Uwzględniając fakt, iż podstawowe zasady dotyczące przetwarzania zapisów monitoringu wizyjnego są uregulowane w przepisach prawa pracy, należy uznać, że uprawnieniem inspektora będzie zbadanie, czy:

• zapisy monitoringu są przetwarzane we właściwym celu – związanym z zapewnieniem bezpieczeństwa pracowników oraz

• pracodawca na bieżąco usuwa zapisy monitoringu, uwzględniając dopuszczalny okres ich przetwarzania wynoszący 3 miesiące.

Ustalenia inspektora pracy w zakresie przestrzegania przez pracodawcę przepisów dotyczących monitoringu pracowniczego w celu zapewnienia bezpiecznych warunków pracy podlegają udokumentowaniu. Jeżeli inspektor nie stwierdzi nieprawidłowości – co jest mało prawdopodobne, ustalenia zostaną opisane w formie notatki.

Jeżeli jednak zostaną ujawnione jakiekolwiek uchybienia, wówczas zostaną opisane w protokole z kontroli, który jest podstawową formą dokumentowania ustaleń przez inspektorów pracy.

Gdy pracodawca nie podziela zawartych w protokole ustaleń, w zakresie stosowanego monitoringu, którego celem jest bezpieczeństwo pracowników, istnieje możliwość wniesienia zastrzeżeń.

Pracodawca może skutecznie wnieść zastrzeżenia tylko w terminie 7 dni od dnia pozostawienia protokołu pracodawcy do zapoznania się. Aby zastrzeżenia mogły odnieść skutek w postaci zmiany lub uzupełnienia części protokołu, powinny zostać w właściwy sposób umotywowane. W żadnym razie nie wystarczy lakoniczne stwierdzenie o przykładowej treści „nie zgadzam się z zapisami protokołu dotyczącymi ustaleń w zakresie stosowania monitoringu w celu zapewnienia pracownikom bezpiecznych warunków pracy”. Takie zastrzeżenia z całą pewnością nie zostaną przez inspektora pracy uwzględnione.

Wydaje się, że szczególnie duże pole manewru będzie miał pracodawca, w polemice z inspektorem, w zakresie zasadności wprowadzenia monitoringu. Należy bowiem pamiętać, że to pracodawca, a nie inspektor pracy jest organizatorem procesu pracy. Zatem to pracodawca ponosi wszelkie związane z tym ryzyko, w szczególności dotyczące możliwości wystąpienia negatywnych konsekwencji zdrowotnych związanych z nieprawidłową organizacją pracy w zakresie bezpieczeństwa. Tym samym pracodawca będzie miał prawo dowodzenia, że monitoring pracowniczy jest rozwiązaniem jak najbardziej zasadnym i celowym. Musi jednak wykazać, że zapewnienie optymalnego poziomu bezpieczeństwa nie jest możliwe przy zastosowaniu wyłącznie pozostałych środków technicznych i organizacyjnych.

W sytuacji gdy wniesienie zastrzeżeń nie spowoduje modyfikacji lub uzupełniania protokołu, na podstawie zapisów w nim zawartych, inspektor pracy wyda właściwe środki prawne zobowiązujące podmiot kontrolowany do usunięcia stwierdzonych nieprawidłowości.

Pojawia się tu pewna wątpliwość wynikająca z tego, że uchybienia dotyczące bezpieczeństwa i higieny pracy regulowane są w formie nakazu. Tymczasem monitoring pracowniczy jest w pełni uregulowany w części Kodeksu pracy, która nie jest poświęcona problematyce bezpieczeństwa i higieny pracy – tylko stosunkowi pracy. Czego zatem pracodawca może się spodziewać po kontroli, w której inspektor pracy stwierdził nieprawidłowości związane ze stosowaniem monitoringu w celu zapewnienia bezpiecznych warunków pracy?

Odnosząc się do powyższej wątpliwości, wydaje się, że uchybienia dotyczące monitoringu pracowniczego będą regulowane w formie nie tyle nakazu administracyjnego, ile w formie pisemnych wystąpień. Niezależnie jednak od tego, jaką formę reakcji po kontroli inspektor pracy wybierze, środki prawne muszą być zrealizowane, a informacja w tym zakresie przekazana inspektorowi pracy.

Reasumując, pracodawca decydując się na wprowadzenie monitoringu w celu zapewnienia bezpiecznych warunków pracy, powinien mieć świadomość, że nie powinna to być decyzja poprzedzona wyłącznie jego kalkulacją, mająca przysłowiowe „drugie dno” niezwiązane z bezpieczeństwem. Zarówno sposób wprowadzania, jak i sposób funkcjonowania zakładowego monitoringu podlega kontroli inspektorów pracy. Należy więc zadbać, aby były spełnione wszystkie wymogi formalne poprzedzające wprowadzenie monitoringu, jak również które należy spełnić w trakcie jego funkcjonowania – związane z obowiązkami informacyjnymi względem nowo zatrudnionych pracowników.