Miejsce dokumentów związanych z bhp w nowej strukturze akt pracowniczych

Ministerstwo pracy przygotowało projekt nowego rozporządzeniaw sprawie dokumentacji pracowniczej, które ma na nowo uregulować zasady prowadzenia przez pracodawców akt osobowych. Zmiany warunkowane są wprowadzeniem przepisów związanych z prowadzeniem i przechowywaniem dokumentacji pracowniczej w formie elektronicznej.

Według projektu nowego rozporządzenia akta osobowe pracowników mają składać z czterech (A-D) części: 

Część A, która dotyczyłaby dokumentów związanych ubieganiem się o zatrudnienie. W tej części znalazłyby się m.in. skierowania i orzeczenia lekarskie dotyczące wstępnych, okresowych i kontrolnych badań lekarskich z poprzednich okresów zatrudnienia. W tym miejscu należałoby również przechowywać dokumenty potwierdzające kwalifikacje zawodowe.

Część B, która dotyczyłaby nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika. Zatem w tej części znalazłyby się dokumenty istotne z punktu widzenia obowiązków pracodawcy związanych z bhp, np.:

• potwierdzenia m.in. dotyczące zapoznania się pracownika z treścią regulaminu pracy, informacją o warunkach zatrudnienia czy informacją o ryzyku zawodowym,
• zaświadczenia o ukończeniu wymaganego szkolenia bhp,
• skierowania i orzeczenia lekarskie dotyczące wstępnych, okresowych i kontrolnych badań lekarskich;

Całkiem nowej część C zawierającej dokumenty, które dotychczas do akt nie były dołączane, a mianowicie dotyczące czasu pracy, tj.:

• karta ewidencji czasu pracy za dany okres rozliczeniowy,
• kopia rozkładu czasu pracy zawierająca potwierdzenie otrzymania rozkładu czasu pracy przez pracownika,
• wnioski pracownika dotyczące m.in. udzielenia pracownikowi czasu wolnego od pracy w zamian za czas przepracowany w godzinach nadliczbowych, udzielenia zwolnienia od pracy w celu załatwienia spraw osobistych, jeżeli pracownik odpracowuje czas takiego zwolnienia, ustalenia indywidualnego rozkładu czasu pracy, stosowania systemu skróconego tygodnia pracy,
• dokumenty związane z uzgodnieniem z pracownikiem czasu niezbędnego do wykonywania powierzonych zadań w systemie zadaniowym,
• zgoda pracownika opiekującego się dzieckiem do lat 4 na przedłużenie dobowego wymiaru czasu pracy powyżej 8 godzin, na zatrudnianie w godzinach nadliczbowych, w porze nocnej, w systemie przerywanego czasu pracy i delegowanie poza stałe miejsce pracy,
• zgoda pracownicy w ciąży na delegowanie poza stałe miejsce pracy i zatrudnianie w systemie przerywanego czasu pracy;
• wnioski pracownika dotyczące m.in. udzielenia pracownikowi czasu wolnego od pracy w zamian za czas przepracowany w godzinach nadliczbowych, udzielenia zwolnienia od pracy w celu załatwienia spraw osobistych, jeżeli pracownik odpracowuje czas takiego zwolnienia, ustalenia indywidualnego rozkładu.

Część D, w której znajdowałyby się dokumenty związane z rozwiązaniem albo wygaśnięciem stosunku pracy, czyli np.: oświadczenia związane z rozwiązaniem umowy o pracę, wnioski dotyczące wydania, sprostowania lub uzupełnienia świadectwa pracy, kopia wydanego świadectwa pracy.

Trzeba wspomnieć, że projektowane rozporządzenie MRPiPS zawiera przepisy wspólne dla obu postaci dokumentacji (papierowej i elektronicznej), a także te, które odnoszą się wyłącznie do prowadzenia dokumentacji w formie elektronicznej.

Nowe zasady prowadzenia dokumentacji pracowniczej mają zacząć obowiązywać od 1 stycznia 2019 r.

Źródło: projekt rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w sprawie dokumentacji pracowniczej