Własny sprzęt pracownika do pracy zdalnej bez zgody pracodawcy

Mimo, że przepisy o pracy zdalnej zawierają rozwiązania, które zdają się przerzucać część ryzyka i tym samym odpowiedzialności na pracownika zdalnego – w kontekście technicznego bezpieczeństwa pracy – to cały czas obowiązuje zasada, że to pracodawca powinien zapewnić sprzęt niezbędny do pracy. W przeważającej części przypadków sprzętem takim będzie wyposażenie wchodzące w skład komputerowego stanowiska pracy. Chodzi tu o wyposażenie podstawowe, dodatkowe oraz pomocnicze, co wszystko razem składa się na system komputerowy (nie mylić z oprogramowaniem, które powinno być w pakiecie).

Przepisy przewidują wyjątek od powyższych obowiązków. Strony mogą bowiem ustalić zasady wykorzystywania przez pracownika wykonującego pracę zdalną materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, niezapewnionych przez pracodawcę, ale spełniających wymagania określone w rozdziale IV działu dziesiątego kodeksu pracy.

W praktyce nie można wykluczyć sytuacji, kiedy pracodawca zapełni pracownikowi przykładowo laptop, a pracownik posiada własną klawiaturę, mysz, jak i monitor, które można podpiąć pod laptop, czyniąc stanowisko pracy zdalnej zdecydowanie bardziej ergonomicznym. W takim przypadku w treści porozumienia między stronami należy określić zasady wykorzystania dodatkowych urządzeń będących w dyspozycji pracownika. Oczywiście ich wykorzystanie powinno odbywać się w zamian za ekwiwalent pieniężny.

Co jednak w przypadku, gdy pracownik posiada powyższe akcesoria, a pracodawca stwierdzi, że ma pracować wyłącznie z wykorzystaniem sprzętu zapewnionego przez pracodawcę, np. laptopa? Tym samym pracodawca nie chce ponosić kosztów wykorzystywania dodatkowych urządzeń będących w dyspozycji pracownika?

Co do zasady – uwzględniając brak bezpośredniego nadzoru ze strony pracodawcy – pracownik może oczywiście zaryzykować wykorzystywanie dodatkowych prywatnych urządzeń, takich jak monitor czy mysz. Póki nie ma kontroli ze strony pracodawcy, nie ma problemu, a praca jest dużo bardziej ergonomiczna. Problem pojawi się w sytuacji, gdy pracodawca będzie chciał przeprowadzić kontrolę w obszarze wykonywania pracy oraz bhp. Oczywiście używanie dodatkowych akcesoriów na własną rękę przez pracownika, przyjmując, że spełniają one wymagania określone w rozdziale IV działu dziesiątego kp, nie powinno skutkować cofnięciem zgody na wykonywanie pracy zdalnej. Nie można jednak wykluczyć zastosowania przepisów o pracowniczej odpowiedzialności porządkowej.

Zdecydowany większy problem powstanie gdy dojdzie do wypadku.

Czy w takim przypadku brak wiedzy i zgody pracodawcy na używanie prywatnych sprzętów wyłączy związek w wypadku z pracą, co pozwoli uznać, że wypadek nie był wypadkiem przy pracy?

Uwzględniając możliwe dylematy, nie rekomenduję, aby pracownik chcąc ułatwić sobie pracę wykorzystywał bez wiedzy i zgody pracodawcy (i tym samym bez ekwiwalentu) prywatne narzędzia pracy w ramach pracy zdalnej. Pracodawca jednak powinien mieć na względzie, że komputery przenośne mają niewiele wspólnego z zasadami ergonomii w procesach pracy. Natomiast jak najbardziej zalecanym postępowaniem jest przekazanie pracownikom zdalnym dodatkowych akcesoriów, takich jak klawiatura, mysz, podstawka pod laptop, która sprawi, że ekran będzie usytuowany wyżej. Takie elementy wyposażenia mają istotne znaczenie w kontekście obciążenia układu mięśniowo-szkieletowego, jak i narządu wzroku.